Как провести встречу с партнерами
Эти правила - не чётко регламентированная инструкция, которая зафиксирована каким-либо документом. Это мои наблюдения за негласным стилем поведения на важных деловых встречах топ-менеджеров разных компаний. Итак, поехали!
Бизнес этикет в России
1. Рассылать повестку встречи и документы к ней заранее
Ужасно раздражает, когда приезжаешь на встречу, а тебе показывают какую-нибудь презентацию или документ, который ты видишь в первый раз, и просят дать твой ответ или экспертное мнение. Как можно составить своё заключение в течение 5 минут! Это уже смахивает на лоббирование своих интересов посредством ограниченного количества времени на обдумывание решения 🙂
Надо обязательно заранее рассылать повестку встречи, чтобы у посетителей было чёткое понимание, что будут обсуждать. Это необходимо для того, чтобы направить нужных специалистов, лучше других разбирающихся в озвученной теме.
Кроме того, в рассылке надо дать доступ ко всем документам и презентациям, которые будут озвучены на встрече (за редким исключением, когда встреча носит презентационный характер, где надо впервые показать и рассказать о чём-либо), попросить ознакомиться с ними и быть готовым к обсуждению.
2. Присылать приглашение на встречу в календарь
Можно обговорить встречу, согласовать дату и время, но если не присылаешь напоминалку в календарь - рискуешь остаться без визитёров, которые забыли о назначенной встрече).
Когда встреча внутренняя, то есть в рамках одной организации, то тут вообще без проблем - обычно в компании принят единый корпоративный календарь, которым все и пользуются. Если же встреча подразумевает внешних пользователей, то надо уточнить, в какой календарь удобнее прислать приглашение: Google, Yandex и т.д.
3. Вести протокол встречи и рассылать его всем участникам
Удивительно, но зачастую мы действительно неверно слышим и понимаем друг друга! Поэтому тезисно записывать то, о чём договорились на встрече - обязательно. А уж когда речь идёт о фиксации конкретных задач и сроков их выполнения - тут без протокола вообще не обойтись! Потому что при малейшей попытке сорвать срок - всегда будет чем аргументировать 🙂
После встречи необходимо делать рассылку протокола с условием: если есть правки, прислать за определённое количество времени (обычно надо успеть ознакомиться в течение 1 дня). Если за этот срок никаких поправок к протоколу нет, значит он по умолчанию принят всеми участниками.
4. Модерировать встречу - придерживаться повестки и тайминга
Если у встречи нет модератора, направляющего, фасилитатора (можно как угодно называть эту роль :)) - то очень скоро встреча превратится в хаос. У модератора должен быть опыт управления дискуссией множества людей, потому что надо уметь и прерывать, если собеседник затрагивает другие темы или выходить за рамки тайминга, и направлять беседу в нужное русло, и наоборот, наводящими вопросами узнавать суть.
5. Представлять участников встречи
В самом начале обязательно представить всех участников встречи друг другу в формате: Имя - компания - функциональная зона ответственности. Это необходимо и для того, чтобы все участники могли без стеснения обращаться друг к другу по имени, и понимали, к кому какой вопрос адресовать. Кроме того, эта информация необходима для корректного ведения протокола.
6. Отключать звуки мобильной техники
Это кажется элементарное правило, однако зачастую им пренебрегают. Уведомления, звонки, сообщения - всё надо отключать, это отвлекает от темы встречи и здорово раздражает. Кроме того, отключайте даже виброрежим, поскольку его тоже слышно 🙂
7. На видном месте написать WiFi и пароль к нему
Редко когда встреча обходится без необходимости подключения к интернету. Каждый раз задавать вопросы, пытаться на слух воспроизвести сложные пароли - крайне непродуктивно, отнимает кучу времени и ничего кроме раздражения не вызывает. Напишите WiFi и пароль к нему на доске, чтобы все могли видеть, или на специальной карточке возле рабочих мест. Вариантов донесения такой информации - масса 🙂 главное - чтобы это было доступно и видно всем участником встречи
Всего 7 элементарных правил, а продуктивность встреч возрастает многократно! Не теряется информация, все участники подготовлены и сразу вовлекаются в решение вопроса, атмосфера продуктивная и не накалённая. Если у вас есть что добавить из собственного опыта - обязательно пишите в комментариях!
